Dag 7
Program for dagen + Zoomlink | Teori: Mødefacilitering og Timemangement | Sidste nyt fra branchen
Program for dagen og link til Zoom
Møder er vigtige og værdiskabende, derfor skal vi overholde nogle simple retningslinjer, så vi sikrer det bedst mulige resultat for de møder vi afholder.
Vi mødes i Zoom kl. 09:00 på følgende link: https://eadania-dk.zoom.us/j/61240285520
Teori: Mødefacilitering og Timemangement #1
Formålet med dagens undervisning
Dagens undervisning har til formål at styrke forståelsen for vigtigheden af kvalitetsfyldte møder i servicevirksomheder. Derfor skal vi lære om forberedelsen før - under - efter møder, så disse er så effektive og energiskabende som muligt. En forudsætning for dette er, at mødet faciliteres optimalt.
Agenda og referat
Tre spørgsmål, du skal kende svaret på, inden dit næste møde. Planlægning er afgørende for at bruge tiden mest effektivt under mødet. Her er tre ting, du skal huske, når du planlægger mødet:
Har du styr på din dagsorden? En klar dagsorden er essentiel for et produktivt møde. Vage intentioner om at diskutere et emne fører sjældent til konkrete resultater. Sørg for at have en punktliste over emner, der skal gennemgås, materiale, der skal vurderes, og baggrundsinformation. Opdater og udvid dagsordenen løbende. En overordnet dagsorden bør være klar i god tid, mens det nødvendige materiale til de enkelte punkter kan fremsendes et par dage før mødet.
Hvem inviterer du med til mødet? Identificer de nøglepersoner, der skal deltage i mødet. Det er vigtigt at have de rette personer til stede for at sikre, at alle relevante perspektiver bliver hørt, og at beslutninger kan træffes effektivt.
Ved at have styr på disse tre aspekter kan du sikre, at dit møde bliver både produktivt og effektivt.
GROW - MODELLEN
Hvad er GROW-modellen? GROW-modellen er et ideelt værktøj til din handlingsplan.
Hvis du vil skabe en effektiv handlingsplan, der virkelig kan støtte dig i at nå dine mål, bør du anvende GROW-modellen.
GROW-modellen er et fremragende redskab til at tackle udfordringer, arbejde med personlig udvikling, eller som i dette tilfælde, stræbe efter et mål. Oprindeligt udviklet som et coachingværktøj med fokus på personlig udvikling, er modellen blevet populær, fordi den er enkel at bruge og hjælper med at omsætte tanker om mål eller udfordringer til konkrete handlinger.
1. Goal (Hvad er dit mål?)
I modellens første punkt skal du sætte et mål. Den her del har du allerede været ret godt omkring, men det kan altid betale sig at stille endnu flere kritiske spørgsmål til dit mål.
2. Reality (Hvad er dit udgangspunkt?)
Før du begynder at undersøge, hvilke muligheder du har for at nå dit mål, så skal du kende dit udgangspunkt.
3. Options (Hvad kan du gøre?)
Få kortlagt så mange veje til dit mål, som du kan. Husk du godt må tænke ud af boksen.
4. Will (Hvad vil du gøre?)
Du skal naturligvis handle på det. Hvordan vil du gøre det?
Kilde: Artikel, Alt om Ledelse om GROW-modellenKlik på knappen til højre og lyt med på en spændende podcast, hvor Sunset Boulevard CEO Jens Broch forklarer, hvorfor han har valgt at afskaffe lange møder.
Lyt fra 8:25 inde i Podcasten, hvis ikke du har tid til at høre hele afsnittet!
Asnæs & Vangstrups Mødedesign Model
Når man planlægger et møde, er der fire overordnede punkter, man bør følge for at sikre en effektiv proces.
For det første skal man fokusere på mødemapping. Dette indebærer at fastlægge, hvorfor mødet skal finde sted, hvad det præcise formål er, og om mødet overhovedet er nødvendigt. Man skal overveje, om der er alternative måder at opnå de ønskede resultater på, eller om mødet kan afholdes på en mere hensigtsmæssig måde.
Det andet trin er kategorisering af mødet. Her handler det om at identificere, hvem der skal deltage, hvor mødet skal finde sted, og hvad målet med mødet er. Det er vigtigt at have klarhed over, hvilke personer der skal involveres, og hvilken fysisk eller virtuel ramme der vil være mest hensigtsmæssig for at nå mødet mål.
Det tredje trin omfatter design af mødeformen. Dette skridt indebærer at udarbejde en detaljeret dagsorden, definere roller og ansvar, og fastlægge beslutnings- og handlingspunkter. Det er essentielt at sikre, at der er en struktureret plan for mødet, så alle deltagere er klar over, hvad der skal ske, og hvilke opgaver der skal tildeles.
Det sidste punkt er opfølgning og evaluering. Efter mødet er det vigtigt at bestemme, hvad der skal ske umiddelbart efter, hvilke problemstillinger der skal håndteres, og hvordan resultaterne skal evalueres. En grundig opfølgning sikrer, at alle beslutninger og handlingspunkter bliver gennemført effektivt.
Kort sagt kræver en vellykket mødeplanlægning opmærksomhed på både forberedelsen, selve mødet og efterfølgende opfølgning.
Til højre ser du en illustration af denne proces!
Opfølgning
Hvordan følger du op på mødet?
Planlæg, hvordan du vil følge op på mødet. Dette inkluderer at opsummere beslutninger, tildele opgaver og sikre, at der er klare deadlines. Effektiv opfølgning er nøglen til at sikre, at mødet fører til konkrete handlinger og resultater.
Her er nogle nøgletrin:
Udarbejd en kort opsummering af de vigtigste beslutninger og del den med alle deltagere inden for 24 timer. Identificer og fordel de opgaver, der blev aftalt på mødet. Sørg for, at hver opgave er klart defineret. Fastlæg klare deadlines for hver opgave og kommuniker dem tydeligt til de ansvarlige. Hold kommunikationslinjerne åbne og følg regelmæssigt op på fremdriften via e-mails, opgavestyringsværktøjer eller check-in møder. Gem alle mødenotater og opfølgningsopgaver et centralt sted, som alle kan tilgå. Ved at følge disse trin kan du sikre, at mødet fører til konkrete handlinger og effektive resultater.
Kilde: ALT OM LEDELSE, ONLINEMAGASIN OM LEDELSEHar du lyst til at følge med i, hvad der sker i Hospitalitybranchen? Vil du gerne have mere indsigt i alt der vedrører den bæredygtige dagsorden? Så husk at holde øje med om der bliver uploadet artikler, links m.m. Det er ikke et krav, at du læser med, men det vil bidrage positivt til dit studie at du har 'fingeren på pulsen'. Vi kommer også til at koble relevante emner til undervisningen. Du er selv velkommen til at bidrage med indlæg - send det til Marianne og så sørger hun for at få det uploadet. God læselyst.
Der bliver afholdt spandevis af møder i danske virksomheder, og der bliver truffet tonsvis af beslutninger til de møder, men meget ofte er deltagerne faktisk ikke enige om, hvad der rent faktisk blev besluttet. Svaret på det problem er overraskende ofte helt simpelt, sørg for at udarbejde et referat. Der er mange gode grunde til at skrive et godt referat, men en ofte overset årsag, er den påvirkning og magt, der tilfalder dem, der skriver dagsordenen og referatet, så hvis der ikke er nogen, der gider skrive referatet til jeres næste møde, kan det være at du skal påtage dig opgaven.