Program for dagen og link til Zoom
I dag er der fokus på Standard operating procedure - fra madopskrifter, modtagelsesprocedure til rengøring og brand.
Vi mødes i Zoom kl. 09:00 på følgende link: https://eadania-dk.zoom.us/j/61240285520
Teori: SOP’er
Formålet med dagens undervisning
Standard operating procedure (SOP) - er en grundig vejledning, som sikrer at faste opgaver bliver udført ensartet. Derfor arbejder vi med viden omkring SOP iforhold til koncepter, klassifikation og systemer. Dagen indeholder også træning af færdigheder om løsningsmuligheder og kompetence i at identificere kritiske kontrolområder
Hvad er en SOP?
Standardprocedurer (SOP'er) skal give en organisation eller branche ensartede præstations- og kvalitetsforventninger til daglige opgaver. I forhold til træning og oplæring, fungerer SOP’er som en vejledning for nye medarbejdere, hvilket gør oplæring mere effektiv og hurtigere. SOP’er hjælper med overholdelse af regler og standarter, og således sikrer at virksomheden overholder branchens standarter og lovmæssige krav.
Desuden kan det også påvirke effektivitet og produktivitet, da klare instruktioner hjælper medarbejderne til at udføre deres opgaver mere effektivt og undgå fejl. SOP’er kan også indeholde sikkerhedsforanstaltninger, der beskytter medarbejdernes helbred og sikkerhed. En god SOP forudsætter også kontinuitet, og at arbejdet kan fortsætte uden afbrydelser, selv når nøglemedarbejdere er fraværende.
Hvordan skrives en god SOP?
Hvordan skriver du en god SOP, og hvilke fejl er gode at undgå i processen? Nedenfor ser du nogle opremsede bulletpoints, der kan hjælpe dig på vej.
Navngiv SOP'en med beskrivende handlingsverber: Brug klare og beskrivende verber som f.eks. "Identificere", "Analysere" for at angive formålet med SOP'en.
Skriv en rækkevidde for SOP'en: Definer hvilke specifikke operationer eller opgaver, der vil blive dækket, og hvilke der ikke vil. Angiv også, hvem SOP'en er skrevet til.
Udvikl en overordnet opgavebeskrivelse: Beskriv det nødvendige antal personer, kompetenceniveauer, udstyr, forsyninger, personlige beskyttelsesmidler og en beskrivelse af det færdige produkt.
Beskriv hver opgave involveret i den overordnede opgave: Angiv den specifikke rækkefølge, timing og sikkerheds-/sundhedsovervejelser for hver opgave.
Involver de personer, der påvirkes af SOP'erne, i udviklingsprocessen: Sørg for at få input fra de medarbejdere, der udfører de relaterede opgaver.
Opsæt et system til løbende overvågning af SOP'en: Implementer et system til regelmæssigt at overvåge og opdatere SOP'en for at sikre, at den forbliver relevant og effektiv.
Hvis SOP'er er dårligt skrevet, har de ringe nytte for dine medarbejdere. Dårligt udarbejdede SOP'er kan have følgende mangler:
De er ikke tilstrækkeligt beskrivende
De lever ikke op til branchens standarder
De er skrevet uden input fra medarbejdere, der udfører de relaterede opgaver
De beskriver forældede procedurer eller teknologier
De fremmer ikke medarbejdernes bedste præstationer
De understøtter ikke træningsindsatsen
Dårligt skrevne SOP'er kan påvirke evnen til at imødekomme kundekrav, din virksomheds kapacitet, din virksomheds miljøaftryk, din virksomheds omdømme, dine medarbejderes sundhed og sikkerhed, produktets overordnede kvalitet.
Kilde: The competency book, SOP Standard Operating Procedures (SOP'er) er afgørende for at sikre ensartethed og kvalitetssikring i virksomheden, da de garanterer, at opgaver udføres på samme måde hver gang. De fungerer som et effektivt træningsværktøj for nye medarbejdere og gør oplæringsprocessen hurtigere og nemmere. Desuden hjælper SOP'er med at sikre, at virksomheden overholder lovgivningsmæssige krav og industriens standarder, hvilket reducerer risikoen for juridiske problemer.
Ved at give klare instruktioner mindsker SOP'er risikoen for fejl og spild, hvilket fører til forbedret effektivitet og produktivitet. De indeholder også sikkerhedsprotokoller, der beskytter medarbejdernes helbred og sikkerhed på arbejdspladsen. SOP'er sikrer kontinuitet i driften, da opgaver kan fortsætte uden afbrydelser, selv når nøglemedarbejdere er fraværende.
Dokumentation og sporbarhed er også en vigtig fordel ved SOP'er, da de giver en skriftlig registrering af processer, der er nyttig til revision og analyse. Ved at følge SOP'er kan virksomheder levere en ensartet kundeoplevelse, hvilket øger kundetilfredsheden. Endelig støtter SOP'er kontinuerlig forbedring, da de kan opdateres regelmæssigt for at afspejle nye bedste praksis og teknologier.
Sammenfattende er SOP'er essentielle for at sikre kvalitet, effektivitet, sikkerhed og overholdelse af regler, hvilket i sidste ende bidrager til virksomhedens succes og bæredygtighed.
Kilde: The competency book, SOP Hvornår er SOP relevant?
Se nedenstående videoer for at få opsummeret din viden om SOP’er!
Har du lyst til at følge med i, hvad der sker i Hospitalitybranchen? Vil du gerne have mere indsigt i alt der vedrører den bæredygtige dagsorden? Så husk at holde øje med om der bliver uploadet artikler, links m.m. Det er ikke et krav, at du læser med, men det vil bidrage positivt til dit studie at du har 'fingeren på pulsen'. Vi kommer også til at koble relevante emner til undervisningen. Du er selv velkommen til at bidrage med indlæg - send det til Marianne og så sørger hun for at få det uploadet. God læselyst.
Der er stor forskel på, hvordan SOP´er anvendes i oplevelsesøkonomien. Nogle kokke foragter nærmest opskrifter, og laver i høj grad mad på fornemmelse og ´gefühl´. Mens eksempelvis fastfoodkæder har meget faste beskrivelser af alle processer. Hvorvidt der kommer lidt ekstra mayonnaise i burgeren er næppe den store katastrofe (selv om det bestemt er vigtigt nok..), det er brand derimod. Derfor er en grundig proces med tilhørende SOP helt essentiel, når handler om brand og evakuering.
Læs følgende artikel om branden ved Svinkløv!